보도자료 배포 방법, 처음부터 정리

보도자료 배포 방법을 보여주는 이메일 전송 일러스트

보도자료 배포란 정확히 무엇인가요?

보도자료 배포는 작성한 보도자료를 기자나 언론사 편집국에 전달하는 일입니다. 전달 방법은 이메일, 팩스, 전용 플랫폼 등 다양합니다. 목적은 그 내용이 실제 기사로 다뤄지도록 하는 것입니다.

배포와 보도자료 작성은 다른 단계입니다. 작성은 내용을 다듬는 일이고 배포는 그 내용을 전달하는 일입니다. 둘 다 중요하지만 배포 방법을 몰라 공들여 쓴 보도자료가 묻히는 경우도 있습니다.

그래서 배포 전에 어떤 매체에, 언제, 어떤 형식으로 보낼지 정하는 과정이 필요합니다. 이 과정을 한 번 체계적으로 정리해두면 다음 배포부터는 업무가 수월해집니다.

직접 배포와 대행 배포, 어떤 차이가 있나요?

직접 배포는 담당자가 언론사별 이메일 주소를 찾아 하나씩 보내는 방식입니다. 시간과 손이 많이 가지만 별도 비용은 들지 않습니다. 매체 수가 적을 때는 이 방법으로도 충분합니다.

대행 배포는 여러 매체를 모아둔 플랫폼에 보도자료를 올리면 각 매체로 한 번에 전달되는 방식입니다. 담당자가 매체 이메일을 일일이 찾지 않아도 되고, 매체 목록이 이미 정리돼 있어 선택만 하면 됩니다.

회사 규모가 작거나 보도자료를 자주 보내지 않는다면 직접 배포로 시작해도 괜찮습니다. 반대로 배포 빈도가 높거나 여러 매체에 동시에 보내야 한다면 대행 배포가 시간을 많이 아껴줍니다.

보도자료는 몇 곳에, 어떤 매체에 보내야 하나요?

보도자료를 받아줄 매체는 생각보다 많습니다. 배포 서비스에 따라서는 고를 수 있는 매체가 371곳에 이르기도 합니다.

매체 수가 많다고 전부 보내는 것이 답은 아닙니다. 업종과 소식 성격에 맞는 매체를 골라 보내는 것이 먼저입니다. 지역 소식이면 지역 매체를, 업계 소식이면 해당 분야 전문지를 우선 고려하는 식입니다.

매체 목록을 처음 보면 어디부터 골라야 할지 막막할 수 있습니다. 이럴 때는 비슷한 성격의 소식을 다룬 적 있는 매체를 먼저 찾아보는 방법이 있습니다. 전체 목록을 하나씩 훑기보다 분야를 좁혀 보는 편이 빠릅니다.

보도자료 배포 방법에서 매체별 마감 시각을 나타낸 시계 일러스트

보도자료는 언제 보내야 하나요?

매체마다 그날 기사로 다룰 보도자료를 받는 마감 시각이 다릅니다. 가장 많은 매체가 16:00을 마감으로 두고 있습니다. 이 시각까지 보내야 당일 처리될 가능성이 높아집니다.

마감 시각이 다른 매체도 있습니다. 18:00을 마감으로 하는 곳도 있고, 15:00처럼 더 이른 곳, 16:30처럼 그 사이인 곳도 있습니다. 여러 매체에 동시에 보낼 때는 가장 이른 마감을 기준으로 준비해 두는 것이 안전합니다.

마감을 넘기면 다음 날로 넘어가거나 아예 처리되지 않을 수 있습니다. 보도자료는 배포 전날 완성해 두고 당일 오전에 한 번 더 확인하는 방식을 권합니다.

보도자료 배포 비용은 얼마나 드나요?

비용은 배포 방법과 매체 수에 따라 달라집니다. 담당자가 직접 보내는 경우에는 돈이 들지 않지만 그만큼 시간과 손이 많이 듭니다.

배포 서비스를 이용하면 매체별로 비용이 다르게 책정돼 있습니다. 가장 저렴한 매체는 20,000P부터 시작합니다. 포인트 단위로 결제하고 부가세는 별도로 붙는다는 점도 함께 확인해두는 것이 좋습니다.

처음 배포한다면 저렴한 매체 한두 곳으로 시작해 보도자료가 실제로 어떻게 다뤄지는지 지켜본 뒤 매체 수를 점차 늘려가는 방법도 있습니다. 비용보다 중요한 것은 소식과 맞는 매체를 고르는 일입니다.

배포한 뒤에는 무엇을 확인해야 하나요?

보도자료를 보냈다고 거기서 끝나는 것은 아닙니다. 실제로 기사화됐는지 매체별로 확인하는 과정이 필요합니다.

기사화 여부는 매체 홈페이지나 포털 검색으로 직접 확인할 수 있습니다. 배포 서비스를 이용했다면 결과를 한곳에 모아 보여주는 경우도 있어 확인이 좀 더 수월합니다.

기사화되지 않았다고 해서 그 배포가 전부 실패한 것은 아닙니다. 어떤 매체가 어떤 소식에 반응했는지 기록해두면 다음 보도자료를 준비할 때 참고 자료가 됩니다.

처음 보도자료를 배포한다면 어디서부터 시작하나요?

처음이라면 보도자료 내용부터 다시 점검합니다. 사실관계와 날짜, 숫자가 정확한지 확인하는 것이 배포보다 먼저입니다.

그다음 보낼 매체를 추려봅니다. 전체 매체를 다 보려 하지 말고 회사 소식과 맞는 몇 곳을 먼저 고르는 것이 효율적입니다.

마지막으로 마감 시각을 맞춰 보냅니다. 처음에는 적은 매체 수로 시작해 전체 과정에 익숙해진 뒤 범위를 넓혀가는 편이 부담이 적습니다.

보도자료 배포 방법 준비 과정을 보여주는 체크리스트 일러스트

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